Merci Pierre-Jean Llorens pour ce rappel toujours bon à remettre au goût du jour :

Les administrés, citoyens et justiciables sont tenus de conserver certains documents et justificatifs pendant une durée plus ou moins longue.

 

Les documents de l'administration fiscale

En cas de contrôle fiscal, le contribuable doit justifier de son impôt sur le revenu des 4 dernières années (double de la déclaration sur le revenu, article 274 et suivant du LPF), ainsi que les paiements de la taxe d'habitation, ou taxe foncière.

Il faut donc conserver pendant 4 ans :

  • les déclarations de revenus et les justificatifs ayant donné lieu à déductions fiscales,
  • les avis d'imposition,
  • les avis de paiements de la taxe foncière,
  • les avis de paiement de la taxe d'habitation.

Quant aux justificatifs de paiement de la redevance télévision, ils doivent être conservés pendant 3 ans.

Les documents de justice

Sont à conserver à vie :

  • le jugement d'adoption,
  • l'acte de reconnaissance d'un enfant naturel,
  • le contrat de mariage,
  • le contrat de pacs,
  • le livret de famille,
  • le mandat de protection future sous seing privé,
  • l'acte contresigné d'avocat,
  • les documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs (en cas de liquidation du régime matrimonial),
  • le jugement prononçant le divorce ou la séparation de corps, et la garde des enfants
  • les testaments,
  • les documents relatifs aux successions,
  • les copies conformes (diplômes, papiers militaires),
  • toute décision de justice vous conférant un droit, ou le reconnaissant (propriété, paternité, etc.),
  • les ordonnances de non-lieu (au terme d'une instruction pénale).

Les documents de la vie professionnelle

Les salariés doivent conserver à vie :

  • leurs contrats de travail,
  • les feuilles de paie,
  • les lettres d'engagement et de licenciement,
  • les doubles ou reçus pour solde de tout compte,
  • les certificats de travail,
  • les avis d'arrêt de travail en cas de maladie ou d'accident,
  • les bulletins de versement des prestations de la Sécurité sociale,
Tous documents justifiants des cotisations auprès des organismes de retraite et prévoyance, doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite.

Ces documents peuvent servir lors de la perception de la retraite, ils constituent également un moyen de preuve lors d'un conflit sur les salaires ou sur le montant des cotisations salariales.

Les actions en paiement de salaires se prescrivent par 5 ans (article L3243-4 du Code du travail), alors que les sommes n'ayant pas le caractère de salaire (comme les indemnités de licenciement) sont soumises à la prescription trentenaire.

Conservez les documents concernant les allocations chômage au moins pendant 5 ans.

Ceux qui ont touché des allocations de chômage, doivent conserver leurs documents pendant au moins 2 ans (délai maximum pour effectuer des réclamations), et 5 ans comme moyen de preuve en cas de contestation par le Pôle emploi, de sommes indûment versées.

Les relevés des établissements de crédits

Les talons de chèques, les relevés d'identités bancaires, les relevés de comptes bancaires ou postaux doivent être conservés pendant 5 ans (article L110-4 du Code de commerce). Ils peuvent constituer un justificatif pour les impôts, pour faire valoir vos droits, ou vous permettre de prouver le paiement d'une dette par une date certaine.

Au-delà, la conservation et la production de tels documents constituent un commencement de preuve par écrit (article 1347 du Code civil et prescription trentenaire article 2262 du Code civil).

Les ordres de prélèvement automatique pendant le temps de leur validité. Ce moyen de preuve peut s'avérer utile en cas de litige sur le montant du remboursement d'une dette, le paiement à un organisme quelconque, pour justifier une reconnaissance de dette non écrite.

Le titulaire du compte a 5 ans pour contester un encaissement ou un virement ou un chèque.

Les contrats de prêts à la consommation ou immobilier doivent être conservés pendant 2 ans à compter de la dernière échéance du crédit.

Les justificatifs d'assurance

Les documents d'assurance responsabilité civile, assurance logement, assurance véhicule, assurance chômage, ainsi que toutes déclarations de sinistre, accident d'automobile, etc..., doivent être conservés pendant 2 ans après la résiliation du contrat.
Les factures d'achat et de réparation des biens doivent être conservées pendant toute la durée du contrat.

S'agissant des contrats d'assurance des biens (meubles, immeubles) il convient de les conserver aussi longtemps que le bien est assuré.

En cas de règlement à votre profit du capital d'une assurance-vie ou décès, il faut conserver le dossier jusqu'à 2 années après la fin du contrat.

Les contrats d'assurance décès et d'assurance vie doivent être conservés 10 ans après la fin du contrat, car le bénéficiaire peut faire valoir ses droits pendant 10 ans à partir de la date à laquelle il a eu connaissance du contrat d'assurance vie, en apportant la preuve de son ignorance jusqu'à cette date.

Mais également, devront être conservés à vie :

  • les quittances de règlement des primes d'assurance,
  • les contrats de souscription,
  • les justificatifs de versement des cotisations,
  • le renouvellement de contrat,
  • le double de la lettre de résiliation du contrat (souvent envoyé en AR),
  • tous les justificatifs (y compris le rapport de l'expert) lors d'un sinistre.

Mais également en cas d'accident, conservez les rapports d'expertise médicales, factures des soins, PV de l'accident car, en cas de séquelles ultérieures, il faut apporter les justificatifs, afin d'intenter une action envers le responsable du dommage initial.
Les contrats de responsabilité civile (inclus souvent dans la multirisque habitation), doivent être conservés 10 ans.

Les quittances, avis d'échéance, preuve du règlement et courrier de résiliation et accusé de réception doivent être conservés 2 ans.

Les papiers administratifs et factures de la vie privée

Sont à conserver à vie :

  • la carte d'identité,
  • les actes d'état civil,
  • le passeport,
  • le livret de famille,
  • l'acte de naturalisation,
  • l'acte de reconnaissance d'un enfant,
  • les factures d'achat de biens meubles,
  • les actes de propriété d'immeubles,
  • les actes effectués devant notaire (ils peuvent servir à vos héritiers).

Les contrats et factures des consommateurs sont à conserver :

  • 10 ou 30 ans pour les charges de copropriété et les factures de travaux,
  • 5 ans pour vos factures d'électricité et de gaz,
  • 5 ans pour les quittances loyers et charges, après avoir quitté l'appartement,
  • 5 ans pour les décomptes de versement des allocations familiales et logement
  • 4 ans pour les factures d'eau et d'assainissement,
  • 1 an pour le téléphone,
  • 1 an pour le justificatif de ramonage puisque ce dernier est à renouveler chaque année.

Les documents liés à la conduite d'un véhicule

La facture d'achat d'un véhicule doit être conservée aussi longtemps que le véhicule demeure en circulation, même s'il a fait l'objet d'une revente (précaution à prendre en cas de vice caché). Il en est de même pour les factures de réparation.

La prescription des poursuites en cas de contravention à la circulation routière est d'un an, mais celle des peines est de 2 ans. Il convient donc de conserver les PV de contravention pendant 2 ans.

L'attestation de stage de sensibilisation à la sécurité routière effectué pour récupérer des points ou sur ordre du juge, doit être conservée 2 ans (sa copie).

Le contrôle technique doit être conservé jusqu'au suivant et, en cas de revente du véhicule aussi longtemps que la durée de vie du véhicule.

Les justificatifs de santé

Sont à conserver à vie :

  • le carnet de santé et de vaccination,
  • la carte de groupe sanguin,
  • la carte de donneur d'organe ou l'acte de refus de donner, dernières volontés quant à l'exhumation
  • l'attestation de la sécurité sociale et la carte vitale,
  • les résultats d'examens médicaux (scanners, échographies, radios, analyses),

Pour les frais maladie et les remboursements des frais médicaux et honoraires de médecins, les ordonnances (notamment en cas de surdosage de médicaments ou allergie grave, etc...), le délai de conservation est de 2 ans.

Enfin, les justificatifs de paiement de cotisations sociales et allocations familiales, ainsi que les décomptes de la sécurité sociale sont à conserver 5 ans.

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